• 9年专注活动策划
NEWS
行业动态Industry News
新颖的设计方案,大胆的革新思想,灵活运用最新技术是我们的特点
展览会议应该如何策划(附全套流程与方案)
瀚宇公关 2019-07-26 69

对于一些有产品的公司,参加展览会是非常常见的事情,但始终有些人不知道这一整套流程应该是怎样的。

一、明确参展目的

一般主办方会在会议的前一年发布会议相关信息,让参办方报名参加此次展览会。作为参办方,首先应该要明确此次参展的目的,是提高企业的知名度,还是提升品牌的影响力,还是能细化到,在这一个展会期间最终成交多少张单,获得了多少个潜在客户,细化到每日最少要成交多少客户等等。切记毫无目的的做事情,那样只会浪费金钱和时间。

二、做好预算管理

参与办会的领导一般看重的是“效果”,其次才是成本,性价比高才是王道。展会策划期间,参展的真实效果暂时是无法预估的,我们能够做的是从历届展会的规模、参展人流量、观众的质量,其他同行参展的评价得到对展会的大概评估。在效果暂时看不到的情况下,领导关注的就是成本了,因此预算的整理是非常重要的工作。

一般分为:展位费用(包括报名费、场地费、设备租赁费、设计搭建等费用);物料费用(包括礼品、礼品袋、画册、宣传手册、产品手册、x展架、企业宣传视频、产品宣传视频等设计美陈的一些费用);物料运费(一般是物料来回搬运等费用)、人工费(有些会需要请兼职等等);差旅费(交通费、食宿、);以及其他费用。

三、方案贯穿一切

明确目的和了解预算管理之后,就得出一套完整的方案维系这期展览会的工作。方案贯穿着一切,是一切工作的指导思想。

1. 了解展会概况,包括这一期的展会所有信息,如what(什么展会,展会的定位是什么) , when(时间),where(地点) how(往期效果如何,上届的相关资料), why(参展目的)

2. 参展主题

3. 参展目的

4. 参展费用/预算

5. 工作安排

6. 展前准备工作

7. 参展产品(主要为了推出哪一些产品,这也是企业需要去了解目前的市场情况,从而推出哪一款产品是值得推出并且能够有很好的销售量的。)

8. 参展人员(了解好参加展会的人员是哪一些人群)

9. 参展布置

10. 客户邀请

11. 人员培训(工作人员的培训)

12. 宣传推广(前期、中期)

13. 推广活动、营销小游戏(抽奖、游戏等)

14. 日常工作(每天的工作流程,展会的接待工作步骤,参展人员规范,参展注意事项、每日盘点)

15. 展后工作(总结工作、盘点工作)

四、备展期间的工作

(一) 展位搭建:这一块包括前期的展位设计,了解好展会的主题,结合主题,再结合自己的公司、产品特色来设计展位,还有一些周边延展。一般主办方会在展会的前2-3个月分配展位给你,从设计到搭建至少需要花费一个月的时间,展位拿到手,立马与设计师沟通,出草图,出样稿,注意一些主办方的注意事项,哪些是能做的,哪些是做了会被罚钱的,在搭建时需要注意这些点。一般一个展位所包括的区域有:接待区、产品展示区、储物区等。画好设计草图之后,施工团队进行搭建。这个环节最好是能找到一家专业的公司帮你搞定,毕竟从设计展会区域草图、展会美陈到最后的搭建都是一件专业性强还很繁琐的事情,有专业的人士干活,效率会更高一些。寻找完他们制作搭建材料之后,我们就要整理一些报馆的资料,给到搭建公司。接下来就是等待搭建公司制作材料,之后就到实地去搭建。这整一个过程都需要把控好时间,最好是每一个项目都预留一些时间出来应对突发情况。

(二) 产品准备:包括产品调试、软件公司需要架好网络,硬件公司着重注意展位区域的布局设计。还有需要考虑产品的优惠活动,吸引参展嘉宾购买和潜在的客户群体。

(三) 物料准备

A.宣传物料

包括实物物料和电子物料。实物物料,有企业画册、产品彩页、环保袋、订制礼品(用于吸引观众)、海报、邀请函(纸质版和电子版)、名片、二维码贴、企业制服等。电子物料,一般为企业的宣传资料、产品的宣传资料(如视频、PPT、产品安装包等)。

B.办公物料

一系列办公室用品,包括但不限于签字笔、记号笔、剪刀、刀、纸、名片架、名片盒、客户信息收集表、订书机(含多盒订书针)、饮用水(含水杯)、抹布、台花等。

(四) 人员培训

参展人员的培训、产品讲解的培训等,参展前都要全体参加。

(五)宣传推广

1、广泛推广:

企业官方平台(官网、微信号、微博、知乎……)

展会的平台(会刊、官网、合作媒体等)

展会实地广告(落地广告、大幅海报、拱门广告、刀旗……)

新媒体平台、传统平台的推广

2、针对性推广:销售客户邀请(提前做好邀请函)等。

五、展会期间

  搭建期:按照设计草图、施工图进行;检查好搭建材料的质量是否安全合格,有问题的必须迅速处理。设备调试,搭建当中所提供的设备得调试到位,led屏保证视频播放无误。

 日常工作:设定每日目标,熟悉接待流程工作。一天结束需要清点产品数量,是否有破损等问题。

六、展会后期:做好会后总结工作,总结获客情况,产品销量情况,盈利情况等等。

瀚宇公关,是中国一流公关活动策划品牌,提供集创意、策划、设计与执行为一体的全案服务。是一家拥有强大资源的公关活动策划公司,业务范围涵盖中国内地,香港,澳门,韩国,泰国,新加坡,印度尼西亚,迪拜等六大国家及地区,服务于全球超过1000+客户,服务项目包含大型会务会议、论坛峰会、开业开幕、庆典年会、发布会、高端酒会、展览会、演艺晚会等等。

返回列表
上一篇:汽车发布会怎么才能做的炫酷,参考这几个案例
下一篇:演唱会如何策划?群星演唱会策划方案【全套】
联系瀚宇CONTACT US
倾注心血于每一个作品,只为打动默默付出的我和停留于此的你