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深圳会议策划公司:主题会议活动策划方案流程及细节
瀚宇公关 2022-12-30 16

为了确保事情或工作有序有效开展,往往需要预先进行方案制定工作,方案是阐明行动的时间,地点,目的,预期效果,预算及方法等的书面计划。制定方案需要注意哪些问题呢?


一、会议主题

众志成城品质未来

二、会议时间

20231月6日上午9:00—12:00

1、公司员工:8:00准时从公司出发

2、来宾签到:8:30—9:00

三、会议地点

XX酒店议会厅

四、参加人员

1、政府领导:5人(九龙坡区相关领导、外经委领导);

2、银行领导:5人

3、经销商:10人

4、配套商:50人

5、媒体记者:5人

6、家属:30人

7、公司:900人

合计:1000余人

五、会议日程及议程:

组织及分工:

(一)领导小组:

组长:负责本次会议的全面领导和总指挥,协调和监督各工作组的工作;

副组长:负责来宾邀请及接待,公司人员组织,表彰,物资采购和准备,歌咏比赛的组织,现场保卫。分管会议接待组和后勤组。

副组长:负责会议策划,广告公司联系、接洽,会议主持。分管会务组。

(二)分组及工作职责

1、会议策划包装宣传组

工作任务:

1)负责会议策划方案的拟写;

2)负责会议现场布置;

3)负责媒体的邀请、接待;

4)负责领导发言稿的拟写;

5)负责获奖词的拟写;

6)负责活动全程摄像、摄影;

2、会务组:

工作任务:

1)负责来宾(政府、配套商、代理商)邀请函的准备、寄发;

2)负责来宾(政府、配套商、代理商)欢迎午宴的安排

3)负责来宾(政府、配套商、代理商)的接待和陪同;

4)负责接送参会人员;

5)负责会议签到;

6)负责会场音响、投影等电子设备;

7)负责会议文件打印、会议资料的准备、装袋和发放;

8)负责来宾进场;

9)负责礼仪小姐管理

3、后勤保障组

工作任务:

1)负责各种物资、奖杯(证书)、礼品的采购和准备;

2)负责员工进场、退场安排(各进出口门的编码),座位安排(提前贴出分布图)等;

3)负责会议安全保卫、现场值勤;

4)负责歌咏比赛的组织;

5)负责对各工作组工作的协调、检查和考核;

(三)现场工作人员分工:

总指挥,协调内外关系;

会议主持

领导接送车辆安排,员工送会场车辆安排

负责来宾签到、接待、进场安排

歌咏比赛的组织、比赛结果统计

会场音响、投影等电子设备;

员工进场、退场安排,安全保卫、会场值勤;

媒体接待

配套商接待;

银行人员接待;

代理商接待;

全程摄像;

会场布置监督及检查、全场摄影;

会议资料准备;

礼仪小姐安排;

六、会场布置

(一)会场外

1、沿途两边:

插刀旗:200面

2、进入会场路口:

拱门:1个

热烈欢迎参加公司2023年会的各位嘉宾

3、横幅:

1)为客户服务是XX存在的唯一理由

2)资源会枯竭唯有文化才会生生不息

3)手挽手心连心坚决和自己的错误做斗争

4)冬天让我们感动上帝创造奇迹

4、气柱:6个

1)众志成城,品质未来

2)迅速反应,马上行动

3)言必称客户,人人谈结果

4)携手共赴,拥抱财富

5、指示牌:若干

1)来宾签到由此去

2)公司员工进场由此去

3)来宾休息室

6、写真板:若干

会议室外过道

(二)签到处:

1、签到喷绘:

2023年会签到处

(三)会议室

1、主题喷绘:

——众志成城品质未来

2、主横幅:主席台上方

热烈祝贺XX公司2023年会胜利召开

3、主竖幅:2条

4、分区横幅:

1)技术中心区域:

品质与速度是我们的决战场

用内心之火精神之光点燃明天的希望

2)生产物流中心区域:

拖不跨打不烂铸就钢铁供应链

责任是品质的根本

3)营销中心区域:

离客户近一点离客户更近一点

狭路相逢勇者生

敬畏客户:客户是用来被感动的,不是用来被搞定的

4)后台支持系统区域:

全力以赴支持前线

理由与借口是失败的真正原因

5、舞台设备摆放:

可放置笔记本电脑的演讲台、可接驳电脑的音频线、音响设备、投影仪和屏幕、座式麦克风:2个;

6、分区指示牌:8块

7、写真:若干

八、费用预算:

1、酒店会场租金:

2、餐费:

烟、酒水:

3、会议包装费用:

4、乐队及外聘人员费用:

5、其它:

合计:

九、会议纪律:

1、所参会人员必须服从统一指挥、统一安排、统一调配,严禁擅自行动。各系统的领队负责本系统人员的组织、指挥和调动;

2、所有参会人员必须树立整体观念,发扬团队协作精神,严禁各自为政、互相推诿;

3、所有参会人员必须遵守会议时间,按时到场,严禁迟到、早退、擅离职守,请假必须经各系统负责人批准,否则按旷工论处;

4、会议期间手机必须处于关闭或震动状态,严禁在会议室内打电话;

5、会议期间严禁随意走动,交头接耳,开小会;

6、所有参会人员必须统一着装(上着冬衣、下着深色下装),精神饱满、热情洋溢,体现_人的精神风貌;

7、各部门、各小组、各系统必须做好各自负责任务的前期准备工作,确保会议各项工作的顺利进行和会议的圆满成功;

以上纪律,所有参会人员必须严格遵守,由审计部监督执行,对违反者进行处罚。

拓展阅读:深圳大型活动策划公司

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