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专业的活动公司教你大型企业年会策划全流程
瀚宇公关 2019-10-18 72

策划企业的年会,一般是行政或者是策划小组的工作难点。特别是几百人乃至几千的大型年会,更是难搞。主题?形式?准备什么物料?流程要弄什么?场地要选哪里?小到物料,大到搭建,一切琐碎事情都需要亲力亲为才能做好。如何将年会策划的流程捋顺捋直,看完这篇文章,并且收藏,年会什么的通通不在话下嘻嘻~

总体流程分为:评估预算---确定形式---确定主题---确定时间地点---年会流程---礼仪演艺--场地布置---彩排


1.评估预算

预算是撑起一场活动最重要的东西,无论自己做年会还是交给专业的活动公司,都要与领导确认预算。这样到后面每一个环节的费用就会有大概的价格估量,也不至于乱花钱。整场年会下来的费用会在场地租借、大屏、灯光、音响等设备租借、美陈设计、美陈制作、摄影摄像、礼仪演艺、美陈物料,有涉及颁奖时需要准备奖品奖杯,花艺、食宿、交通等等。


2.确定形式

活动的类型很多,形式也是因人、因活而异,年会更是如此。是酒会晚宴式还是明星演唱会式,还是在户外的素质拓展。年会最终的目的都是能够做好这一年的总结,对下一年有更好的发展等期许,以及能够让员工们拉近距离,更爱这个企业。那针对不同年会意义目的和公司风格,就需要确定哪一种形式。

3.确定主题

主题确定一般是结合年会形式和年会风格以及意义和目的来确定,主题是一场活动的灵魂,年会的其他项目都会围绕着这一主题去进行,一个好的主题,是年会成功与否的关键。它就好像一句精炼的广告词,过个一两年以后大家可能已经不再记得年会内容,但那句精典的“广告词”还记忆犹新。如何拟定主题可根据公司文化、企业背景、公司愿景等方面入手,拟一句意义非凡的“广告词”,彰显公司内含。补充一句,在确定主题的同时可以把年会布置的主体色系确定下来,这样对后面的场地布置有很大的帮助。一般年会的主题有:“保持佳绩,再创辉煌”“心·新”“超越 蝶变 升华”“磨练 聚变”等等等等。。


4.确定时间地点

这一点也属于年会的概况,只有确定主线,所有年会工作才能够如期举行。与上级确定好时间,考虑确定的时间是否有无与业务冲突及其他情况。确定完时间,再根据人数和规模寻找本地的场地,从小到大,如酒店小型、大型的宴会厅、体育馆、会展中心、综艺馆等等。


5.确定年会流程

这个也是全程重点,除了美陈设计,就属流程内容修改了的最多了,特别是流程较多的情况,想要把所有流程都贯穿到当晚的年会当中,确实是有很多需要调整的,由于策划小组意见不同,很多情况下就会出现变数,删减或者增加流程,都会有可能增加费用。因此在流程确定下来之后,就尽可能的保持不变。这样也会方便接下来的所有工作。一般年会的流程分有:演讲+颁奖+表演+游戏互动(抽奖)

从开始到结束流程一般是:观众进场-开场秀-主持人开场-红毯秀-董事长致辞-颁奖-员工分享-晚宴/午宴--演艺表演-游戏互动(抽奖)-表演--抽奖--表演,一般在表演的时候,就会开始进餐了。


6.礼仪演艺

礼仪是一场活动的门面,特别是有领导在的活动,更需要礼仪,专业的礼仪不仅仅是体现在外在,还有由内而外散发出来的气质和礼仪知识。在迎宾、签到、引领、颁奖等环节都需要用到礼仪小姐。不同场合对礼仪也会有不同的要求,如妆发、服装等。

演艺,一般年会的演艺由公司自己员工负责,这时候就要确定集中演艺类型,是唱歌、跳舞、小品、朗诵还是其他类型,在节目编排的周期中,除去时间的把控,同时也要保证节目的质量。但也有一些公司的演艺全部外请专业的表演人员进行表演,这样省时省事,但就会少了同事之间的互动。因此还是需要策划小组综合考虑。一些超过几千人的年会,还会邀请到明星驻场,这种方式也能够为企业做一个有力的背书,同时也是让员工享受到的福利,听一场免费的演唱会,与明星近距离接触等等。



7.场地布置

这一块在策划之时就需要结合场地的平面图进行3d制作,炫出理想的场地布置图,这样到场之后就能够根据3d图,平面图进行施工布置,以及大屏灯光音响等硬件设备的摆放。除去这些,还有一些花艺、气球等软装布置在整场活动中也是起到了很重要的氛围渲染的作用。

8.彩排

场地布置完之后,流程复杂的需要在开场的6个小时前进行彩排,包括设备调试,演员走位,对灯光、音响以及led屏,精确到在每一个节目甚至在节目的某一个点需要用到哪一种灯光,哪一首歌曲,led又应该是亮的还是暗的,还是播放哪一个画面。彩排需要制作彩排流程表,节目表演多、颁奖人数多的情况下,需要进行二次彩排。流程简单的话在开场前2-3小时前走一遍流程,包括设备调试、演员定位即可。

9.执行人员安排


最后是人员的安排,在一场活动当中,执行人员的安排是非常重要的,分工合作,各司其职,做好每一个环节和每一个岗位的工作。最好在前期就能出一个执行人员分配表格,交代好相关该做的工作,将工作要求落到实处。如:



以上各个流程把控,希望能够对你有所帮助啦~



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